هرگز هیچ ایمیلی را بدون عنوان ارسال نکنید. یک عنوان واضح و ماهرانه باعث می شود گیرنده به سرعت تشخیص دهد که ایمیل مربوطه با کار آن ها در ارتباط است یا خیر. این مسئله به آن ها کمک می کند تا بدون خواندن کل پیام موجود در ایمیل، از روی عنوان بتوانند برنامه ها و وظایف روزانه خود را اولویت بندی کنند. عنوان ایمیل باید خاص باشد و بتواند موضوع ایمیل را به طور خلاصه بیان کند. برای مثال، ایمیلی که برای استخدام تعدادی کارگر برای کار در مؤسسه خیریه محلی زده می شود باید عنوانی این چنینی داشته باشد:
موسسه خیریه: داوطلبان علاقه مند جواب دهند”. نه چیزی مثل”به تعدادی داوطلب نیازمندیم”. اگر به پیامی با عنوانی نا واضح و نا مشخص پاسخ می دهید، توضیح خود را نیز در آخر عنوان اضافه کنید. این مسئله باعث می شود که گیرنده ایمیل را به عنوان پاسخی به ایمیل خود بشناسد، و موضوع را برای گیرنده های دیگر که ممکن است به لیست گیرنده های ایمیل اضافه شوند حل خواهد کرد. عادت کنید تا به همه کسانی که ایمیل های بدون عنوان به شما می فرستند، پاسخی داده و این نکته را به آنها گوشزد کنید که برای دفعات بعدی برای ایمیل های خود عنوانانتخاب کنند.
عنوانی برای ایمیل خود انتخاب کنید، که موضوع پیغام را به طور خلاصه بیان کند. دیگران را ترغیب کنید تا آن ها نیز عنوان هایی مناسب برای ایمیل های خود انتخاب کنند تا در آینده از اتلاف وقت هر دو طرف شما جلوگیری شود. از ارسال بی رویه ایمیل به افراد زیاد خودداری کنید. برخی افراد دوست دارند تا از همه پیشرفت ها باخبر باشند. متاسفانه، این مسئله به آنها این بهانه را می دهد که هرچه را که به دست یا مغزشان می رسد به سایرین بفرستند. سعی کنید خود همه چیز را نخوانید و مسئولیت بررسی اطلاعات جدید را به سایرین واگذار کنید.
از ارسال بیش از حد یک ایمیل به افراد مختلف اجتناب کنید
عنوانی درخور و مناسب برای اینگونه ایمیل ها درنظر بگیرید. پیام ها را به دسته های معین و متعارف تقسیم کنید. بسیاری از ما ایمیل هایی مرتب و روتین دریافت می کنیم، که به کار ما و یا به علایق ما مربوط است، اما آنقدر مهم نیستند که فوراً به آنها رسیدگی کنیم. این ایمیل ها معمولاً حاوی اخبار یا اطلاعاتی است که دوست دارید از آن ها باخبر باشیم اما نمی خواهیم درون صندوق پستی ( Inbox) را پر کند. آن افرادی که تعداد زیادی از این پیام ها دریافت می کنند، می توانند فیلتر هایی بسازند که این ایمیل را برحسب ویژگی هایشان به صورت خودکار دسته بندی کند. اکثر برنامه های ایمیل به کاربران این امکان را می دهد تا بتوانند از میان این دسته ها جستجو کنند و پیام مورد نظر خود را پیدا کنند. برای استفاده بهینه از زمان و مکان، بهتر است که فیلتر هایی طرح ریزی کنید که با جستجو کلمات اصلی در موضوع و عنوان این ایمیل ها، ایمیل مربوطه یافت شود.
فیلتر کردن به شما امکان می دهد تا صندوق پستی خود را از هرج و مرج و بینظمی نجات دهید
مرتباً ایمیل خود را چک کنید.. اگر هر ۲۰ ثانیه یکبار بخواهید ایمیلتان را چک کنید، خواهید دید که همه روز خود را به این کار اختصاص داده اید و وقتتان به هدر رفته است. برای بررسی ایمیل خود و چک کردن پیغام های جدید، باید فواصل مشخص تنظیم کنید. زمانی که برای چک کردن آن ها وقت می گذارید، سعی کنید تا آنجا که می توانید همان موقع به آنها پاسخ دهید. اگر پاسخ گویی به پیام ها را به تعویق بیندازید، بسیاری از این پیام ها به طور کلی به فراموشی سپرده می شوند و وقت برای پاسخ گویی به همه آنها نخواهید داشت. پس نگذارید ایمیل های جدید آنقدر روی هم تلنبار شوند تا یکسری از آنها به کلی مدفون شوند.
با چک کردن مرتب ایمیل ها، از درهم و برهم شدن آنها جلوگیری کنید.
تا آنجا که می توانید زودتر به ایمیل های دریافتی پاسخ دهید. برای نوشتن پیام به همکاران اداری خود، بهتر است تا مطالب را به صورت نکات مجزا فراهم و آن ها را به صورت نکات بولت دار بنویسید. با اینکار خواننده سریعتر می تواند ایمیل را خوانده و پی به مطالب آن ببرد. اگر ایمیل بین همکاران داخلی نوشته می شود که به خوبی یکدیگر را می شناسند، نیازی به نوشتن ایمیل ها به این حالت رسمی خارجی نیست. ایمیل های خارجی به مشتریان و ارباب رجوع ها باید مثل نامه ها و فکس های رسمی به مشتریان تلقی شود. پس اینگونه ایمیل ها را طوری بنویسید که گویی قصد چاپ کردن آن را دارید، مگر اینکه با آن مشتری رابطه ای دوستانه و صمیمی داشته باشید.
ایمیل به همکاران را به صورت نکات بولِت دار بنویسید
ایمیل های خارجی را به صورت فرم نامه ها و فکس های رسمی و حرفه ای بنویسید. از همه نشانه ها و ابزار های لازم در نوشتن ایمیل استفاده کنید. وقتی ایمیلی می نویسید که نیاز به توجه فوری دارد، می توانید از نشانه هایی استفاده کنید که این پیام را به گیرنده برساند، این نشانه ها فقط به همین جهت طراحی شده اند. با استفاده از این نشانه ها و علائم، قادر خواهید بود که توجه گیرنده را به خوبی جلب کنید و به هدف خود برسید. همچنین می توانید این موضوع را به صورت کوتاه در عنوان ایمیل ذکر کنید.
برای نوشتن ایمیل های خود، در صورت لزون از نشانه ها و علائم نوشتاری استفاده کنید
الصاقات (Attachments) حجیم را از هم جدا کنید. آیا تا به حال به فایلی برخورد داشته اید که الصاق کردن آن به ایمیل دشوار بوده باشد؟ برای سهولت کار می توانید این فایل ها را کم حجم تر کنید تا بارکردن آن در ایمیل وقت کمتری ببرد. حتماً در متن پیام درمورد این الصاقات برای گیرنده توضیح دهید. با ارائه ی اطلاعات کافی در مورد آن ها به گیرنده این امکان را می دهید تا تشخیص دهد فایل مورد نظر ارزش باز کردن را دارد یا خیر. همچنین برای پایین آوردن سایز فایل های حجیم، می توانید آنها را zip یا فشرده کنید تا برای باز کردن آن ها وقتتان هدر نرود. اما به گیرنده یادآور شوید تا آنها را unzip کند.
ایمیل هایی کارآمد و موثر
این روز ها ایمیل زدن یکی از پرطرفدار ترین و رایج ترین ابزار برقراری ارتباط گردیده است. اگر به درستی انجام شود، می تواند هم در وقت و هم در پول شما صرفه جویی کند. اما اگر نادرست استفاده شود، بر هزینه های شما اضافه هم می کند. پس با به کار گیری نکاتی که در این مقاله آورده شد، راه و روش ایمیل زدن به طریق صحیح را یاد گرفته و تمرین کنید تا کار کردتان در محل کار افزایش یابد.
